Il tuo ETS ha i 4 libri sociali richiesti dalla normativa? Sono in ordine?

Per gli enti di Terzo settore (ETS) iscritti al Registro Unico del Terzo Settore (RUNTS) è obbligatoria la tenuta di quattro libri sociali: un libro soci, un libro dei verbali delle assemblee, un libro dei verbali dell’organo di amministrazione e un registro dei volontari. A questi si possono aggiungere i libri di altri organi previsti, ad esempio il libro dei verbali dell’organo di controllo se previsto, ma almeno i quattro elencati sopra devono essere presenti in ogni ETS.

Spesso si rilevano criticità nella tenuta di questi quattro libri sociali oppure una gestione non funzionale degli stessi, è importante invece che vengano tenuti correttamente sia per una questione legata all’obbligo di legge (sono richiesti espressamente agli articoli 15 e 18 del Codice del Terzo settore, D.lgs 117/17), sia per un tema di dimostrazione di una reale “vita associativa” fondata su democraticità, partecipazione e trasparenza.

I libri sociali devono essere ben distinti e individuati, non è possibile “mescolare” contenuti di diversi libri sociali, così il libro soci deve essere ben distinto dal registro volontari, e se si tratta degli stessi nominativi, ad esempio perché nell’associazione tutti i soci operano anche come volontari, si avranno due libri con gli stessi nominativi ma che assolvono a due funzioni diverse. Allo stesso modo, non si possono unire verbali dell’assemblea e verbali dell’organo di amministrazione nello stesso libro, ma è importante che rimangano separati e ben distinti in due diversi documenti.

Di questi quattro libri, che possono essere compilati e tenuti in maniere differenti a seconda della organizzazione associativa, il registro dei volontari deve obbligatoriamente essere vidimato, sarà dunque un libro con le pagine numerate in modo progressivo, bollato in ogni pagina e con l’annotazione finale da parte dell’autorità che ha vidimato il documento. La vidimazione può essere effettuata da un notaio o da altro pubblico ufficiale abilitato a questi adempimenti, tra cui il segretario comunale. Le associazioni possono rivolgersi dunque all’Ufficio Anagrafe del Comune della sede legale in cui operano per vidimare il registro. Per tutti gli altri libri sociali non esiste un obbligo di vidimazione.

Il tema dei libri sociali si intreccia spesso con quello della privacy, non è agevole infatti comprendere dove termini il diritto di libero accesso ai libri sociali e dove inizi il diritto alla riservatezza dei dati. Anche la stessa attività di raccogliere i dati dei soci e dei volontari per compilare correttamente i libri sociali merita un’attenzione particolare nel trattamento dei dati personali raccolti.

È una materia non esauribile in questo veloce articolo ed è complessa, come dimostrano le irregolarità che spesso riscontriamo. Proprio per venire incontro alle esigenze rilevate, le associazioni possono partecipare a tre formazioni dedicate per comprendere insieme cosa c’è da fare e come farlo, con momenti di confronto in cui è possibile fare domande e comprendere gli aspetti burocratici della gestione di una associazione, comodamente da casa propria in collegamento webinar.

“Vita associativa: adempimenti generali delle associazioni”, webinar giovedì 6 febbraio (17.30 – 19.30), incontro pensato per fornire un quadro chiaro sulla Riforma del Terzo Settore, sulle diverse tipologie di enti che ne fanno parte, sulle loro caratteristiche e i principali adempimenti gestionali associativi, nonché sulle attività che si possano svolgere e in che forme.

“Vita associativa: organi e libri sociali”, webinar giovedì 13 febbraio (17.30 – 19.30), un appuntamento per esaminare i ruoli, le figure, gli incarichi e le posizioni all’interno della governance dell’associazione. Si parlerà anche delle corrette modalità di redazione e tenuta dei documenti amministrativi, dei libri verbali, dei libri sociali e dei regolamenti gestionali.

“Vita associativa: gestione e adempimenti”, webinar giovedì 20 febbraio (17.30 – 19.30), una formazione utile per gestire in piena efficienza la propria associazione costruendosi check list e scadenziari sui principali oneri gestionali e amministrativi. Forniremo anche informative su adempimenti strutturali come sicurezza e privacy.

Per maggiori informazioni è possibile cliccare su ciascun link e leggere la scheda del corso, in calce a ciascuna si trova il link per l’iscrizione dall’area riservata. Se non hai un account sulla nostra piattaforma, puoi crearlo gratuitamente, troverai molti altri servizi aggiuntivi.

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